POLITIQUE DE DÉNONCIATION DU SPONG

La présente Politique de dénonciation « la politique » définit l’engagement du SPONG à renforcer son système d’intégrité et à soutenir les activités protégées, et en particulier à éradiquer les Pratiques sanctionnables et les fautes dans les opérations et activités financées par le les membres et les organes du SPONG ainsi qu’au sein de l’unité de coordination du SPONG.

« La Politique » définit les droits et les responsabilités du personnel, des organes du SPONG et des témoins en ce qui concerne le signalement de pratiques sanctionnables ou de fautes présumées ; elle désigne le service chargé de l’application et du suivi de l’intégrité et de la lutte contre la corruption comme dépositaire de cette politique ; elle fournit des conseils sur les canaux de Signalement; elle interdit les représailles, et elle décrit les procédures de demande et d’obtention de mesures de protection provisoires et définitives.

Article II : DÉFINITIONS

2.1 Les expressions utilisées dans la présente politique ont la signification suivante :

“Activité(s) financée(s) par le SPONG” signifie toute opération dans laquelle le SPONG, agissant en son nom propre ou en tant qu’administrateur de ressources spéciales (telles que les ressources des projets et programmes, les fonds propres du SPONG et toute autre forme de subvention ou facilités) a accordé un financement ou un appui quel qu’en soit la forme et qui est régi les exigences du SPONG. Elle(s) inclue(nt) également les acquisitions institutionnelles internes du SPONG de biens, travaux et services de consultants et de non consultants, financées sur le budget de fonctionnement et celui des projets du SPONG.

“Activité(s) protégée(s)” désignent le fait de :

soumettre un signalement de bonne foi, par le biais d’un canal de notification tel que défini dans la présente politique, sur une allégation de :
Faute ;
Pratique sanctionnables ;

aider le Comité d’éthique chargé de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, et Conseil d’administration, comme cela peut être demandé dans l’exercice de leurs fonctions respectives ;
porter assistance à un audit, une inspection ou une enquête ;
participer, à quelque titre que ce soit, aux règles, procédures ou processus internes du SPONG en matière de discipline et/ou de règlement des litiges, y compris en tant que déclarant, plaignant, témoin ou conseiller accompagnant et/ou assistant le personnel du SPONG ou tout autre membre des organes du SPONG ;
demander réparation à l’égard d’une décision administrative dans le cadre des procédures internes applicables au SPONG, y compris en ce qui concerne le tribunal administratif.

“(De) Bonne foi” : réalisé sans connaissance du fait que l’allégation est fausse ou sans se soucier de sa véracité ou de sa fausseté.

“Conflit(s) d’intérêts” désigne toute situation dans laquelle une partie a des intérêts qui pourraient influencer de manière inappropriée l’exercice par cette partie de ses fonctions ou responsabilités officielles, de ses obligations contractuelles ou du respect des lois et règlements applicables.

“Crédibilité ou le terme “Crédible”, s’agissant d’une allégation, désigne l’évaluation qui permet de déterminer s’il existe une probabilité raisonnable qu’une pratique sanctionnable ou une faute ait eu lieu.

“Enquête(s) est un ou des processus conçu(s) pour rassembler et analyser des informations afin de déterminer si un acte est de pratique sanctionnable ou une faute a eu lieu et, le cas échéant, la ou les parties responsables de sa perpétration ou de son omission.

“Famille” désigne le père, la mère, l’époux(se), la fille, le fils, le frère ou la sœur d’un membre du Personnel du SPONG, d’un organe statutaire du SPONG ou d’une association, ONG, fondation membre du SPONG.

“Faute(s)” désigne le manquement intentionnel, imprudence ou négligence pour un membre du Personnel du SPONG ou un d’un organe du SPONG d’observer, selon le cas, le statut du personnel, le règlement intérieur du personnel, le c ode d’éthique, le code de conduite des organes du SPONG, les lois pertinentes du Burkina Faso, ou de s’acquitter des fonctions ou des responsabilités qui lui ont été dûment confiées ; ou d’adopter un comportement, une action ou une omission, à l’intérieur ou à l’extérieur du SPONG, qui risque de discréditer le SPONG, de nuire à sa réputation, ou qui pourrait compromettre l’intégrité de l’une des politiques, des processus ou des procédures du SPONG.

“Lanceur(s) d’alerte” désigne toute(s) personne(s)ou entité(s) qui s’engage(nt) volontairement et de b onne foi dans une a ctivité protégée. Cela inclut une personne ou une entité dont il est démontré qu’elle est sur le point de se livrer à une a ctivité protégée. Ces personnes ou entités comprennent, sans limitation, le p ersonnel du SPONG, un membre d’un organe statutaire du SPONG ou d’une association, ONG, fondation membre du SPONG .

“Matérialité” ou le terme “Matériel(le)(s)” est l’évaluation visant à déterminer si une allégation a un poids ou une importance suffisante pour justifier les exigences prévues d’une Enquête et toute action corrective qui en découle.

“Membre des organes statutaires désigne le Président ou le Vice Président du Conseil d’Administration, du SPONG, les administrateurs, et les membres du Comité d’éthique.

“Partie(s) externe(s)” désigne toute personne ou entité qui n’est pas couverte par la définition du p ersonnel ou des membres statutaires du SPONG et comprend, sans s’y limiter : les fournisseurs, les prestataires et consultants, les partenaires au développement , les anciens membres du p ersonnel du SPONG, les fonctionnaires du gouvernement, .

“Personnel du SPONG” comprend les membres du personnel, le personnel à court terme et les consultants employés par le SPONG , ou nommés par le Président du Conseil d’Administration conformément aux dispositions du Statut du personnel et du r èglement intérieur du personnel applicables.

“Pratique(s) sanctionnable(s)” désigne le fait pour une entité ou un individu de commettre un acte de corruption, de fraude, de collusion abusive, de coercition ou d’obstruction réalisé dans le cadre d’une Activité financée par le SPONG ou d’une Enquête, d’un audit ou d’une procédure de sanctions. Les autres termes visés au paragraphe précédent sont définis ci-après comme suit :

Une “pratique de corruption” est le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, une chose de valeur pour influencer de manière inappropriée les actions d’une autre partie.
Une “pratique frauduleuse” est tout acte ou omission, y compris une fausse déclaration, qui, en connaissance de cause ou par négligence, induit ou tente d’induire en erreur une partie afin d’obtenir un avantage financier ou autre ou d’éviter une obligation.
Une “pratique collusoire”est un arrangement entre deux ou plusieurs parties conçu pour atteindre un objectif inapproprié, y compris influencer de manière inappropriée les actions d’une autre partie.
Une “pratique coercitive” est le fait de porter atteinte ou de nuire, directement ou indirectement, ou de menacer de porter atteinte ou de nuire à une partie ou à ses biens afin d’influencer indûment les actions de cette partie.
“Pratique obstructive” signifie :
causer délibérément, directement ou indirectement, ou permettre de toute autre manière la destruction, la falsification, l’altération ou la dissimulation de Preuves importantes pour une Enquête, ou faire de fausses déclarations à un Enquêteur afin d’entraver une Enquête du SPONG sur des allégations de pratiques corrompues, frauduleuses, coercitives ou collusoires ; et/ou menacer,
harceler ou intimider toute partie pour l’empêcher de divulguer sa connaissance de questions pertinentes pour une enquête ou de poursuivre une enquête, ou poser des actes destinés à entraver de manière significative l’exercice des droits d’inspection et d’audit du SPONG.

Le SPONG peut, conformément à ses règles et politiques, amender ou modifier de quelque manière que ce soit l’éventail des actes ou omissions qui sont définis ci-dessus comme constituant des p ratiques sanctionnables.

“Preuve(s)” désigne tout objet physique, dossier, documentation de toute forme, témoignage ou autre information, qui tend à établir l’existence ou la non-existence d’une allégation ou d’un fait.

“Représailles” désigne tout acte de discrimination, de rétorsion, de harcèlement ou de vengeance, direct ou indirect, recommandé, menacé ou exercé à l’encontre d’un témoin ou d’un Lanceur d’alerte ou de toute personne identifiée à tort comme un lanceur d’alerte par une autre personne parce que le lanceur d’alerte a fait, est sur le point de faire, ou encore la personne identifiée à tort est présumée avoir fait un Signalement conformément à la présente Politique ; ou dans le cas d’un Témoin, est sur le point de fournir des informations en rapport avec une Activité protégée. Les Représailles peuvent inclure, sans s’y limiter, le harcèlement, le traitement discriminatoire, les évaluations de performance inappropriées, le gel ou l’ajustement du salaire, la rétrogradation, le licenciement, le refus d’approbation d’activités professionnelles raisonnables, le refus d’approbation d’une demande de congé ou l’exclusion de réunions officielles.

“Signalement(s)” ou “Signaler” désigne le fait de soumettre une allégation ou une préoccupation concernant une Pratique sanctionnable ou une f aute directement au Comité d’éthique chargé de l’intégrité et de la lutte contre la corruption ou par le biais de tout autre mécanisme de du SPONG, tel que défini à la section 4.4.

“Sujet d’une Enquête” désigne toute Partie externe, y compris un individu, une entité, un membre du Personnel du SPONG ou un membre d’un organe statutaire du SPONG qui fait l’objet d’une allégation de Pratique(s) sanctionnable(s) et/ou de faute.

“Témoin(s)” désigne une ou des personnes qui n’est (ne sont) ni un lanceur d’alerte ni le Sujet d’une e nquête mais à qui le SPONG demande de fournir des informations concernant une affaire faisant l’objet d’une e nquête.

“Vérifiabilité” ou le terme “Vérifiable” fait référence à la disponibilité d’options pratiques pour obtenir des p reuves suffisantes conduisant à l’établissement des allégations faites, selon l’équilibre des probabilités.

Article III : BASE JURIDIQUE

3.1 La Politique du SPONG en matière de bonne gouvernance insiste sur la nécessité d’identifier, de s ignaler et de prévenir toute forme de mauvaise gestion des fonds du SPONG.

3.2 Le c ode d’éthique du du SPONG , le s tatut et le règlement intérieur du personnel du SPONG renforcent le respect des valeurs du SPONG (les «Valeurs fondamentales») et exigent du p ersonnel et des membres des organes statutaires du SPONG qu’ils fassent preuve d’engagement, d’intégrité, d’honnêteté et de loyauté dans l’exercice de leurs fonctions officielles et dans leurs affaires privées.

Article IV : CHAMP D’APPLICATION ET PROCÉDURES DE SIGNALEMENT

Applicabilité

4.1.1 Cette Politique s’applique :

au Personnel du SPONG ;
aux membres des organes statutaires du SPONG ;
aux Parties externes, quel que soit leur lieu de travail ou de prestation de services, en ce qui concerne les actions prises en relation avec une f aute ou une p ratique sanctionnable.

4.1.2 Sans préjudice des autres canaux de réception des Signalements au sein du SPONG, les canaux de s ignalement prévus par la présente p olitique ne seront utilisées que lorsque le Personnel du SPONG, les membres des organes statutaires du SPONG ou les Parties externes qui signalent des p ratiques sanctionnables ou des f autes subissent ou craignent des r eprésailles à la suite de leurs Signalements ou de la communication d’informations en tant que t émoins et ont l’intention de demander une protection ou d’autres recours.

Obligations en matière de Signalement

4.2.1 Le p ersonnel du SPONG, les membres des organes statutaires du SPONG , les l anceurs d’alerte et/ou les p arties externes qui ont connaissance ou reçoivent des informations concernant des p ratiques sanctionnables ou des fautes présumées, y compris dans le cadre d’a ctivités financées par le SPONG, et qui ont une croyance raisonnable que ces informations sont vraies ou susceptibles d’être vraies, sont tenus de signaler les faits par l’un des canaux de notification définis à la section 4.4 ci-dessous. Dans le cadre de l’obligation de s ignalement, les dispositions suivantes s’appliquent :

Le Personnel du SPONG et les membres des organes statutaires du SPONG sont tenus de divulguer rapidement toute fraude ou corruption présumée dont il a connaissance, mais en tout état de cause au plus tard sept (7) jours après avoir pris connaissance de la fraude ou des faits de corruption présumés. La violation de ce devoir peut faire l’objet de mesures disciplinaires ;
Des mesures disciplinaires seront prises à l’encontre des membres du p ersonnel de du SPONG qui, en toute connaissance de cause, empêchent la divulgation de tout acte de p ratique sanctionnable ou de f aute, ou le dissimulent ;
À des fins de dissuasion générale, Le SPONG peut informer le personnel de Le SPONG de la sanction imposée et de toute mesure disciplinaire prise à l’encontre d’un supérieur hiérarchique ou de tout autre membre du Personnel du SPONG pour une Faute découlant de Représailles contre un l anceur d’alerte ;
Le Comité d’Ethique doit informer les l anceurs d’alerte à l’issue d’une e nquête de la mise en œuvre ou non d’actions correctives ou réparatrices ;
Les l anceurs d’alerte ont la possibilité d’examiner à l’avance toute communication qui conduirait à révéler leur identité ;
Les cas de r eprésailles qui sont commis en violation de la présente p olitique peuvent être publiés par le Président du Comité d’Ethique et mis à disposition sur le site Internet du SPONG, en respectant la vie privée des parties concernées.

Conseils pour les lanceurs d’alerte

4.3.1 Tout membre du personnel du SPONG qui ne sait pas s’il doit ou non effectuer un Signalement et qui souhaite obtenir des conseils sur la nature factuelle de l’affaire ou comprendre les mesures de protection disponibles, est libre de demander conseil et assistance au Comité d’éthique par l’intermédiaire de l’une de ses lignes d’assistance téléphonique ou de ses adresses électroniques spécialisées. Toutes les communications avec le Comité d’éthique seront traitées de manière confidentielle, conformément aux dispositions de l’article 9 ci-dessous.

4.3.2 Le p ersonnel du SPONG peut également s’adresser aux ressources suivantes afin d’obtenir des conseils confidentiels concernant ses droits et responsabilités en vertu de la présente p olitique :

le représentant du personnel ; et
le Président du Comité d’Ethique du SPONG.

Canaux de Signalement

4.4.1 Le Personnel du SPONG, le Comité d’Ethique, les Parties externes, les Lanceurs d’alerte et les Témoins ont accès aux voies de signalement du SPONG. Il s’agit notamment de lignes téléphoniques sécurisées, d’adresses postales et d’adresses électroniques.

4.4.2 Les canaux suivants sont gérés par le Comité d’Ethique et/ou externalisés et offrent des services confidentiels, y compris la possibilité d’un Signalement anonyme permettant un mode de communication sécurisé avec la personne concernée, disponible 24 heures sur 24 et 365 jours par an. Les dénonciations peuvent être faites en anglais ou en français.

Courriel sécurisé : spong.ouaga@gmail.com; spong.integrite@gmail.com

Téléphone: +226 25 47 35 66

Correspondance par courrier :

Secrétariat Permanent des Organisations Non Gouvernementales (SPONG)

Comité d’Ethique

Formulaire de Signalement via le site internet du SPONG :

Accueil

4.4.3 Si un membre du personnel du SPONG, un membre des organes statutaires du SPONG, un Lanceur d’alerte ou une Partie externe estime qu’il ne peut ou ne veut pas faire de Signalement au Comité d’Ethique par les voies susmentionnées, il peut s’adresser à l’une des voies suivantes :

(i) l’Auditeur général ; (ii) le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ; (iii) le Président ou tout autre membre d’un organe statutaire du SPONG ; ou (iv) le président du Comité d’éthique, en cas de violation du Code de conduite. Dès réception d’un Signalement, mais au plus tard dans les vingt-quatre (24) heures suivant la réception d’un tel Signalement, l’une ou l’autre des personnes mentionnées ci-dessus renvoie l’affaire au Président du Comité d’Ethique pour qu’elle soit traitée conformément au code d’éthique ou à d’autres politiques et procédures applicables, à l’exception des cas suivants :

Si l’objet de l’allégation ou des allégations est un membre du personnel du SPONG employé par le Comité d’Ethique (autre que le Président du Comité d’Ethique), l’affaire doit être traitée par le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines. Le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines désigne un agent, une équipe ou une entité qui exercera l’autorité et effectuera une évaluation préliminaire et le cas échéant une enquête, et assumera les responsabilités qui incombent normalement au Bureau de l’intégrité.
Si l’objet de l’allégation ou des allégations est le Président du Comité d’Ethique, le destinataire du signalement doit rapidement, mais au plus tard dans les vingt-quatre (24) heures suivant la réception d’un tel signalement, saisir l’auditeur général de l’affaire, qui sera traitée conformément au code d’éthique sans qu’il soit nécessaire d’impliquer le directeur du Comité d’Ethique. L’Auditeur général exercera l’autorité et effectuera une évaluation préliminaire et le cas échéant une Enquête et assumera les responsabilités qui incombent normalement au Comité d’Ethique.

4.4.4 Tous les Signalements reçus par le SPONG doivent être examinés et traités conformément aux politiques et procédures applicables.

Renvois vers d’autres service du SPONG

4.5.1 Si le Président du Comité d’Ethique estime que le signalement ne constitue ni une faute présumée, ni une pratique sanctionnable, il peut renvoyer la question au(x) services(s) concerné(s) du SPONG pour examen et, le cas échéant, pour suite à donner. En procédant à un tel renvoi, le Président du Comité d’Ethique doit, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire et possible, et conformément aux dispositions de la section 4.9 ci-dessous, protéger l’identité de la personne qui fait le signalement.

4.5.2 Un signalement émanant d’une partie externe concernant le non-respect des politiques et procédures de sauvegardes du SPONG sera transmis au Mécanisme indépendant de recours (MIR) du SPONG. Le MIR et le Comité d’Ethique établiront et maintiendront un protocole conjoint pour le traitement des cas de représailles par des parties externes conformément à la présente politique et reconnaissant les mandats spécifiques du MIR et du Comité d’Ethique.

4.5.3 Le médiateur, le département des ressources humaines et les autres mécanismes mis en place par le SPONG doivent être utilisés pour les questions soulevées par le personnel du SPONG en lien avec des rapports de période d’essai ou d’évaluation de performance insatisfaisants, des affectations de travail discriminatoires, des opportunités d’emploi inégales ou d’autres griefs personnels impliquant la personne dénonciatrice.

Toutefois, lorsque le lanceur d’alerte ou le témoin estime que le rapport de période d’essai ou d’évaluation de performance, les affectations et les opportunités de travail ou toute forme de harcèlement sont utilisés par la direction à titre de représailles pour des allégations non liées faites par le lanceur d’alerte ou le témoin, les dispositions de la présente politique s’appliquent.

Procédures de signalement

4.6.1 Dès réception d’une allégation de pratique sanctionnable ou de faute de la part d’un lanceur d’alerte ou d’un témoin, le Comité d’Ethique enregistre l’allégation et, si l’identité du lanceur d’alerte est connue, en accuse réception. Toutes les allégations reçues du Personnel du SPONG ou de Parties externes, que ce soit par l’intermédiaire du système de notification du Bureau de l’intégrité ou par d’autres voies prévues par la présente Politique, sont enregistrées et examinées par le Comité d’Ethique.

4.6.2 Une fois enregistrée, l’allégation sera évaluée par le Comité d’Ethique afin de déterminer sa crédibilité, sa matérialité et sa Vérifiabilité ; c’est-à-dire que l’allégation sera évaluée afin de déterminer s’il y a suffisamment de preuves pour justifier une enquête.

4.6.3 Le Comité d’Ethique informera les lanceurs d’alerte qui font un signalement par correspondance officielle dans les quarante-cinq (45) jours ouvrables, en indiquant dans la mesure du possible si le signalement justifie ou non une enquête, sous réserve de considérations telles que la nature de l’affaire, les droits des autres parties et les questions de confidentialité.

4.6.4 Lorsque l’évaluation préliminaire révèle des informations crédibles, matérielles et vérifiables qui soutiennent l’existence des conditions identifiées par la présente Politique, le Comité d’Ethique conduit une enquête complète.

Processus équitable

4.7.1 La présomption d’innocence s’applique à la personne faisant l’objet d’une enquête ou à la partie contre laquelle une allégation est faite pendant toute la durée du traitement de l’affaire. Les principes directeurs de la procédure équitable doivent être respectés.

4.7.2 Les personnes faisant l’objet d’une Enquête doivent être informées des allégations portées contre elles conformément aux normes et directives applicables, comme indiqué ci-dessous :

4.7.3 Les membres du Personnel du SPONG sont informés conformément au règlement du personnel applicable et à toute autre politique ou directive interne pertinente. Lorsque les personnes concernées sont des membres du personnel du SPONG, elles reçoivent en outre un exemplaire de la charte des droits et obligations du personnel lorsqu’elles font l’objet d’une enquête du Comité d’Ethique.

4.7.4 Les membres des organes statutaires du SPONG sont informés conformément au code de conduite.

4.7.5 Dans le cas de Parties externes, le Président du Comité d’Ethique détermine le moment et le moyen appropriés pour communiquer la ou les allégations à la personne faisant l’objet de l’enquête.

Divulgation volontaire

4.8.1 Les membres du Personnel du SPONG et les membres des organes statutaires du SPONG qui se sont rendus coupables de pratiques sanctionnables ou de fautes, ainsi que les parties externes participant à des activités financées par le SPONG qui se sont rendues coupables de pratiques sanctionnables, sont encouragés à communiquer spontanément au Président du Comité d’Ethique les informations dont ils ont connaissance ou dont ils ont eu connaissance.

4.8.2 La divulgation volontaire est considérée comme une circonstance atténuante dans la détermination des sanctions.

Anonymat et confidentialité

4.9.1 Un membre du Personnel du SPONG, les membres des organes statutaires ou une Partie externe peut choisir de Signaler à au SPONG, une faute ou une pratique sanctionnable présumée de manière anonyme. L’outil de signalement sécurisé du SPONG prévu à la Section 4.4 prévoit cette option. Toutefois, étant donné qu’une dénonciation anonyme peut dans certains cas entraver ou retarder une enquête, les lanceurs d’alerte sont encouragés à faire leur signalement de manière confidentielle.

4.9.2 Si un lanceur d’alerte fait une déclaration anonyme, qu’il est ensuite identifié et qu’il subit des représailles, il aura le droit de demander des mesures provisoires et des mesures de protection définitives conformément aux sections pertinentes de la présente politique, et à condition que la déclaration ait été faite de Bonne foi et Signalée en interne conformément à la section 4.2, et en externe conformément à la section 4.11 de la présente Politique.

4.9.3 Le SPONG prendra toutes les mesures raisonnables afin de protéger l’identité des lanceurs d’alerte et des témoins. Les lanceurs d’alerte et les témoins seront convenablement assurés que les informations qu’ils fournissent seront traitées de manière confidentielle et qu’ils seront protégés contre les représailles.

4.9.4 Au début d’une Enquête, un lanceur d’alerte doit être informé des conditions possibles qui peuvent nécessiter la divulgation de son identité. Le SPONG maintiendra la confidentialité de l’identité des lanceurs d’alerte, sauf si :

Le lanceur d’alerte accepte d’être identifié ;
Il semble y avoir un risque de danger imminent ou de préjudice grave pour les personnes ou le SPONG et la divulgation pourrait prévenir ce danger ou ce préjudice ;
L’identification est nécessaire pour permettre à au SPONG ou aux autorités compétentes chargées de l’application des lois d’enquêter ou de répondre efficacement à l’allégation ;
L’identification est requise par la loi ou par les règles et règlements du SPONG ; ou (e) La personne contre laquelle l’allégation a été faite a droit à l’information en tant que droit légal en vertu des règles et règlements du SPONG.

4.9.5 Dans tous les cas décrits ci-dessus, le SPONG informera le lanceur d’alerte avant de révéler son identité.

4.9.6 Lorsqu’une enquête du Comité d’Éthique conclut que l’identité d’un lanceur d’alerte a été révélée sans autorisation, le Président du Comité d’Éthique recommande au membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou au Président ou au Comité d’éthique, selon le cas, de prendre des mesures disciplinaires appropriées s’il s’avère qu’un membre du personnel du SPONG ou un membre des organes statutaires du SPONG a participé à cette révélation non autorisée. Lorsqu’il s’avère qu’un consultant ou un employé à court terme a participé à la révélation non autorisée, cela constitue une violation de la confidentialité et un motif de résiliation du contrat de service, en plus de tout autre recours dont dispose Le SPONG.

Coopération avec les autorités nationales

4.10.1 Le président du Comité d’Ethique peut ordonner à l’unité organisationnelle appropriée du SPONG de coopérer avec une autorité nationale lorsqu’il existe une inquiétude quant à une éventuelle violation d’une loi nationale, ou lorsque le SPONG estime que cela est nécessaire pour faire respecter les principes de la présente Politique.

Signalements externes

4.11.1 Le Personnel du SPONG ou les membres des organes statutaires du SPONG doivent épuiser toutes les procédures énoncées dans la présente politique et dans les autres politiques du SPONG avant de signaler à une partie externe une pratique sanctionnable ou une faute présumée. Un tel signalement externe constitue une faute, sauf dans les cas suivants où ils peuvent démontrer que :

Ils se fondent sur une base raisonnable pour croire qu’un signalement externe était nécessaire pour éviter :
Une menace significative à la santé publique et la sécurité ;
Un dommage substantiel pour les opérations du SPONG ; ou
Une violation de la législation nationale ; et
Les mécanismes internes du SPONG sont inadéquats car :
le lanceur d’alerte avait déjà signalé les mêmes informations par le biais des mécanismes internes établis du SPONG (autres que anonymes) ; et
Le SPONG a omis de rendre compte de l’état d’avancement de l’Enquête par correspondance officielle dans un délai de quarante-cinq (45) jours ouvrables, en précisant dans la mesure du possible si le signalement justifie ou non une enquête ; et
Le lanceur d’alerte n’a pas accepté de paiement ou tout autre avantage de la part d’une partie quelconque, pour cette divulgation.

Norme de preuve

4.12.1 Le seuil de preuve ou la mesure de la preuve utilisée pour déterminer si un Signalement peut être corroboré (souvent appelé « Norme de preuve »), est défini aux fins des Enquêtes du SPONG comme une information qui, prise dans son ensemble, établit la manifestation d’une Pratique sanctionnable ou d’une faute selon l’équilibre des probabilités sur la base de « plus probable qu’improbable ». Cette norme est satisfaite s’il existe un fondement rationnel à partir de la preuve permettant à une personne raisonnable et prudente de conclure qu’il est plus probable qu’improbable qu’une Pratique sanctionnable et/ou une Faute ait été commise.

Article V : REPRÉSAILLES : MESURES ET PROCÉDURES CONNEXES

Représailles

4.1.1 Les Représailles exercées par tout membre du personnel du SPONG ou membre des organes statutaires du SPONG à l’encontre d’un lanceur d’alerte ou d’un témoin sont strictement interdites et constituent une faute. Les représailles exercées par des parties externes peuvent constituer une pratique obstructive, conformément à la définition d’une pratique obstructive établie dans la présente Politique.

5.1.2 Le Personnel du SPONG, les membre des organes statutaires du SPONG, et les parties externes ne doivent pas exercer de représailles à l’encontre d’un lanceur d’alerte ou de toute autre personne qui soumet ou a l’intention de soumettre un signalement sur une faute ou une pratique sanctionnable présumée.

5.1.3 Tout lanceur d’alerte ou témoin qui estime avoir fait l’objet de représailles peut le signaler par l’un des canaux de signalement spécifiés à la section 4.4 ci-dessus.

5.1.4 Les signalements de représailles présumées feront l’objet d’une enquête et, le cas échéant, seront sanctionnés conformément aux politiques/codes et/ou instruments contractuels pertinents, selon le cas.

Signalements faits de Bonne foi

5.1.5 Lorsqu’il s’avère qu’une dénonciation n’est pas fondée, le Président du Comité d’Ethique prend toutes les mesures disponibles pour veiller à ce que le plaignant ne subisse pas de représailles. Sauf si le Président du Comité d’Ethique détermine que des preuves claires et convaincantes démontrent l’absence de bonne foi, une telle détermination devant être prise en consultation avec :

le Président du Comité d’Ethique, pour un signalement d’allégations de faute ou de pratiques sanctionnables d’un membre du personnel du SPONG ; ou
le Comité d’éthique, pour un signalement d’allégations de faute ou de pratiques sanctionnables d’un membre d’un organe statutaire du SPONG. Lorsqu’elles sont établies, les représailles à l’encontre d’une plainte déposée de Bonne foi constituent en soi une faute. Le Personnel du SPONG ou les membres des organes statutaires du SPONG qui font des allégations qui ne sont pas de bonne foi peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires conformément aux règles et règlements du SPONG.

Protection provisoire contre les représailles

Procédures pour l’octroi de mesures provisoires au personnel du SPONG

5.2.1 Dès réception d’un Signalement alléguant que des représailles ont eu lieu ou ont des chances d’intervenir, le Personnel du SPONG, en contactant le Président du Comité d’Ethique, demande que des mesures de protection provisoire lui soient fournies. Le Président du Comité d’Ethique, ou le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines, selon le cas, doit gérer cette requête d’une manière raisonnablement expéditive et devrait, conformément au présent article, aussi décider de leur propre initiative de prendre des mesures provisoires afin de protéger le lanceur d’alerte ou le témoin.

5.2.2 Le Président du Comité d’Ethique, lorsqu’il examine si des mesures intérimaires de protection doivent être prises, doit consulter le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines pour clarifier les faits sous-jacents afin de décider si des mesures provisoires de protection sont nécessaires ou non.

5.2.3 Nonobstant ce qui précède, lorsqu’un lanceur d’alerte ou un témoin qui est un membre du personnel du SPONG demande une mesure provisoire parce qu’il pense qu’un acte de représailles a été ou est susceptible d’être commis par le Président du Conseil d’Administration ou un membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou le directeur du Bureau de l’intégrité, la procédure ci-dessous s’applique :

Dans le cas du Président du Conseil d’Administration du SPONG, le Président du Comité d’Ethique décide des mesures provisoires à prendre et demande et obtient du membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines l’octroi de ces mesures provisoires. Le Président du Conseil d’Administration informe en outre le président du Comité d’éthique comme indiqué ci-dessous.
Dans le cas du membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines : le Président du Comité d’Ethique porte sans délai toute allégation de ce type au Président Conseil d’Administration du SPONG, qui décide de l’octroi d’une mesure provisoire.
Dans le cas du Président du Comité d’Ethique : Un lanceur d’alerte ou un témoin qui est un membre du Personnel du SPONG et qui allègue qu’un acte de représailles a été ou est susceptible d’être commis par le Président du Comité d’Ethique doit s’adresser directement au membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines sans avoir à faire de Signalement au Président du Comité d’Ethique. Le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines peut accorder une aide provisoire appropriée au personnel du SPONG ou au témoin concerné.

5.2.4 Un lanceur d’alerte ou un témoin qui est un membre du personnel du SPONG et qui souhaite soulever une allégation de représailles de la part d’un membre des organes statutaires peut la soumettre directement au Comité d’Ethique en tant que allégation de faute sans avoir à la signaler en premier ou simultanément à travers un autre mécanisme de Signalement du SPONG. Lorsque le Comité d’Ethique reçoit une allégation de représailles ou de menace de représailles de la part d’un membre d’un organe statutaire du SPONG, Président du Comité d’Ethique de l’intégrité transmet l’allégation par écrit au Comité d’éthique conformément au Code de conduite des organes statutaires du SPONG.

5.2.5 La norme à appliquer par le Comité d’Ethique, le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou le Président du Conseil d’Administration, selon le cas, lors de l’évaluation d’une demande de mesure(s) provisoire(s) est la suivante :

un lanceur d’alerte ou un témoin a soulevé une présomption de fait selon laquelle des représailles ont eu lieu ou sont sur le point d’avoir lieu en démontrant qu’il a une certitude raisonnable que le fait d’avoir agi en tant que lanceur d’alerte ou témoin a été un facteur contribuant à une action ou une inaction défavorable à son égard ; et
Une mesure provisoire serait raisonnable et appropriée pour atténuer la possibilité de représailles et/ou les conséquences des représailles.

5.2.6 La décision d’accorder ou non une mesure provisoire à un membre du personnel de du SPONG n’est prise qu’après une ou plusieurs discussions avec l’intéressé. Le organe statutaire du SPONG, le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou le Président, selon le cas, informe par écrit le Personnel du SPONG demandeur de cette décision, en indiquant brièvement les motifs de celle-ci et, le cas échéant, la nature et la durée des mesures provisoires à accorder.

Procédures pour l’octroi de mesures provisoires aux membres du conseils d’administration

5.2.7 Tout tout membre des organes statutaires du SPONG qui a signalé ou est sur le point de signaler une faute ou une pratique sanctionnable et qui pense subir ou subit des représailles peut demander des mesures de protection provisoires au Comité d’Ethique à sa discrétion.

Portée des mesures provisoires

5.2.8 Le Président du Comité d’Ethique, après avoir examiné les faits et les circonstances, peut décider ou recommander au membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou au Président , selon le cas, des mesures qui peuvent être prises pour atténuer toute crainte raisonnable de représailles à l’égard d’un lanceur d’alerte ou d’un témoin qui fait partie du personnel du SPONG. Ces mesures peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :

toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité d’un lanceur d’alerte ou d’un témoin qui est membre du personnel du SPONG et de sa famille ;
la suspension de l’effet des actions ou omissions présumées peut être des représailles ;
la réaffectation du lanceur d’alerte ou du témoin ;
l’autorisation d’un congé spécial dans les conditions prévues par les statuts et le règlement intérieur du personnel ;
toute autre action jugée appropriée pour atténuer la possibilité de représailles et ses conséquences.

5.2.9 Après considération des recommandations du Président du Comité d’Ethique, le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou le Président du Conseil d’Administration du SPONG, selon le cas, détermine les mesures à prendre et informe par écrit le Personnel du SPONG ayant fait la requête. Toute modification des mesures provisoires ou de leur durée doit faire l’objet d’une consultation avec la personne concernée avant d’être mise en œuvre.

5.2.10 La mise en œuvre de toute mesure provisoire est assurée par le département des ressources humaines et tout autre département concerné.

5.2.11 Tous les membres du Personnel du SPONG et les membres des organes statutaires du SPONG ont le devoir de coopérer et de mettre en œuvre toute décision ou action concernant l’octroi de mesures provisoires.

5.2.12 Les mesures provisoires, ainsi que les actions visant à protéger et à déterminer les droits des lanceurs d’alerte et des témoins, sont des processus distincts de l’Enquête sur l’allégation de tout acte de représailles.

Personnes responsables des mesures provisoires

5.2.13 Lorsqu’un membre du Personnel du SPONG peut apporter la preuve qu’avant les représailles présumées, il était :

un lanceur d’alerte ; ou
identifié par erreur comme un lanceur d’alerte ; ou
soupçonné d’avoir signalé une pratique sanctionnable ou une faute au Comité d’Ethique ; ou en train de signaler ou avait l’intention de signaler une pratique sanctionnable ou une faute au Comité d’Ethique, ou par tout autre mécanisme de signalement prévu par la présente politique.

Le Président du Comité d’Ethique décide ou fait des recommandations au membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou au Président du Conseil d’Administration du SPONG, selon le cas, en vue d’une protection ou d’une mesure provisoire nécessaire, en attendant une enquête complète, à la suite de laquelle le Le Président du Comité d’Ethique recommande au membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou au Président du Conseil d’Administration du SPONG, selon le cas, une mesure substantielle en faveur du lanceur d’alerte ou du Témoin.

5.2.14 Lorsqu’un membre du personnel du SPONG peut prouver qu’avant les représailles présumées, il a Signalé ou était sur le point de signaler une pratique sanctionnable ou une faute au Comité d’Ethique ou à tout autre mécanisme de signalement prévu par la présente politique, ce lanceur d’alerte est réputé avoir satisfait aux exigences en matière de charge de la preuve, qui est minimale. La charge de la preuve est alors transférée au SPONG qui doit prouver par des preuves claires et convaincantes que les mesures prises par le SPONG à l’encontre de ce lanceur d’alerte l’ont été pour des raisons distinctes et légitimes, et non en guise de représailles pour le signalement fait ou supposé avoir été fait par ledit lanceur d’alerte.

5.2.15 Un témoin qui est un membre du personnel du SPONG et qui exerce ou est sur le point d’exercer une activité protégée (cf. section 2.1, définition de l’Activité protégée, alinéas b), c) et d)), et qui peut apporter la preuve qu’il a subi des représailles, ce témoin est réputé avoir satisfait aux exigences en matière de charge de la preuve, qui est minimale. La charge de la preuve est alors transférée au SPONG qui doit prouver par des preuves claires et convaincantes que les mesures prises par le SPONG à l’encontre de ce Témoin l’ont été pour des raisons distinctes et légitimes, et non en guise de représailles pour l’assistance ou la participation fournie à quelque titre que ce soit par ledit Témoin.

Mesures finales de protection contre les Représailles

5.3.1 Lorsqu’il est établi que les Représailles ont eu lieu, le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines, le directeur du Bureau de l’intégrité ou le Président, selon le cas, applique les mesures de protection finales qui sont raisonnables et appropriées pour atténuer les conséquences de ces Représailles. Les personnes susmentionnées appliqueront ces mesures finales en tenant compte des faits et des meilleurs intérêts du Lanceur d’alerte ou du Témoin afin d’atténuer et, si possible, d’éliminer les conséquences de ces représailles et, par la suite, les intérêts du SPONG.

5.3.2 Tous les membres du Personnel du SPONG et les membres des organes statutaires du SPONG ont le devoir de coopérer et d’appliquer toute décision ou action concernant la mise en œuvre des mesures de protection finales afin d’atténuer et, si possible, d’éliminer les conséquences de ces représailles.

Représailles impliquant des Parties externes

5.4.1 La protection accordée par Le SPONG aux parties externes est limitée à la capacité du SPONG. Toute mesure de représailles à l’encontre d’un fournisseur ou de ses employés, agent ou représentant, par le personnel du SPONG ou par un membres des organes statutaires du SPONG en lien avec un signalement établi par le fournisseur ou un de ses employés, agent ou représentant en vertu de la présente politique, sera considérée comme une faute et tout membre du Personnel du SPONG ou tout membres des organes statutaires du SPONG impliqué fera l’objet de mesures disciplinaires ou d’autres recours disponibles.

5.4.2 En cas de représailles exercées par un fournisseur du SPONG à l’encontre d’un lanceur d’alerte ou d’un témoin, le contrat en question fera l’objet d’un examen immédiat et d’une éventuelle résiliation, sans préjudice de la possibilité d’autres sanctions.

5.4.3 La transmission aux autorités nationales des questions concernant la probabilité de représailles contre des parties externes ou d’allégations de représailles par des parties externes, lorsque :

un(e) fonctionnaire ou agent de l’Etat ;
un(e) entreprise, agence ou établissement publics ; ou ;
une agence d’exécution ou une unité de mise en œuvre relevant du secteur public y compris leurs représentants ou employés, est présumé(e) être complice, nécessite une approbation préalable du Président du Conseil d’Administration du SPONG.

5.4.4 La décision d’accorder ou non des mesures provisoires à une Partie externe est prise à la suite d’une ou de plusieurs discussions avec la personne (ou l’entité) concernée, si possible. Dans tous les cas, la partie externe est informée par écrit de cette décision par le Président du Comité d’Ethique, avec une brève énonciation des motifs de la décision et, le cas échéant, la nature et la durée des mesures provisoires à accorder.

5.4.5 Le SPONG inclura des clauses dans les contrats avec les Parties externes pour les encourager à fournir des mesures de protection aux lanceurs d’alerte et aux témoins et à sanctionner les personnes ou entités qui prennent des mesures de représailles contre les lanceurs d’alerte et les témoins.

Réparations

5.5.1 Les réparations dont dispose un lanceur d’alerte ou un témoin qui est un membre du personnel du SPONG ayant fait l’objet de représailles nécessitent l’approbation du Président du Comité d’Ethique, en consultation avec le membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines, sauf dans le cas où les représailles impliquent le Président du Comité d’Ethique, auquel cas le code de conduite des membres des organes statutaires du SPONG s’applique. Les réparations sont accordées sur la base des conclusions et des recommandations du Président du Comité d’Ethique, et peuvent inclure, sans s’y limiter, l’un des éléments suivants :

Réintégration dans un poste identique ou comparable en termes de salaire, de responsabilité, de possibilités d’avancement et de sécurité d’emploi ;
Avantages et salaire rétroactifs, en tenant compte de l’avancement probable et des augmentations de salaire qu’un membre du personnel aurait reçus ;
Dommages et intérêts compensatoires, notamment pour les pertes financières liées à l’action de représailles du SPONG et une indemnisation pour toute détresse physique subie et les frais médicaux y afférents ;
Les frais de règlement du litige, y compris les honoraires raisonnables d’avocat ou autres, les frais des témoins experts, les frais de déplacement et autres frais associés à la plainte pour représailles. Ces frais seront payés au lanceur d’alerte ou au témoin ;
Transfert vers un autre service du SPONG, uniquement à la demande du lanceur d’alerte ou du témoin ; et
des avantages intangibles, y compris la reconnaissance publique des contributions du lanceur d’alerte ou du témoin du SPONG. Toutefois, le consentement du lanceur d’alerte ou du témoin doit être obtenu avant que cette reconnaissance publique ne soit faite, afin de préserver l’exigence de confidentialité et de réduire la possibilité de nouvelles représailles.

5.5.2 Une fois que l’autorité concernée aura approuvé les mesures de protection et de réparation recommandées à l’égard d’un lanceur d’alerte ou d’un témoin, le service compétent du SPONG sera chargé de mettre en œuvre les mesures approuvées.

Article VI : APPELS, RÉVISIONS ET RAPPORT

Appels

6.1.1 Les membres du personnel du SPONG qui sont des lanceurs d’alerte ou des témoins cherchant à se protéger contre les représailles peuvent faire appel, s’ils ne sont pas satisfaits de la décision du Comité d’Ethique, du membre du personnel le plus gradé en charge des ressources humaines ou du Président du Comité d’Ethique, selon le cas, d’accorder une protection immédiate ou de recommander une protection conformément aux personnes visées à la section 5.2.13, en fonction de la personne qui a commis ou menace de commettre un acte de représailles. Pour être examiné, un appel doit être fait auprès du comité de réclamation du personnel dans les trente (30) jours calendaires suivant la réception de la décision.

6.1.2 Le comité de réclamation du personnel examine l’appel et fait des recommandations au Président du Comité d’Ethique, qui prend la décision finale sur la question. La décision du Président du Comité d’Ethique peut faire l’objet d’une révision par le tribunal administratif du SPONG.

Examen et rapport

6.2.1 Les membres du Comité d’Ethique réexamineront et actualiseront cette Politique tous les cinq (5) ans ou plus tôt si nécessaire, notamment en raison de modifications apportées à d’autres politiques, codes de conduite ou règlements du personnel pertinents.

6.2.2 Le Président du Comité d’Ethique rendra compte de la mise en œuvre de la présente politique dans le cadre de ses rapports réguliers au titre du rapport annuel sur l’intégrité et la lutte contre la corruption, publiée par le Comité d’ Ethique lors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle des membres du SPONG.

Formulaire de Signalement via le site internet du SPONG :
Politique et la fiche de dénonciation à télécharger ici: https://app.box.com/s/qcwgxqzvzz2miz099bxl8c0x1k9rx1l9
Courriel sécurisé : spong.integrite@gmail.com
Correspondance par courrier : A l’attention du Président du Comité d’éthique

POLITIQUE DE DÉNONCIATION DU SPONG

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